O que é um Relatório de Investigação Interna confiável e eficaz?
Por: Francisco Petros
A elaboração de um relatório de investigação interna sobre fraude contábil exige rigor técnico e metodológico para garantir que ele seja útil, imparcial e conclusivo. O primeiro cuidado essencial é a definição clara do escopo da investigação, delimitando com precisão as suspeitas levantadas, os períodos analisados e os setores envolvidos. Essa delimitação evita desvios de foco e assegura que as conclusões sejam relevantes para o objetivo proposto. A metodologia utilizada deve ser transparente e baseada em evidências concretas, empregando técnicas verificáveis, como entrevistas, análise documental e testes contábeis apropriados. A clareza na descrição do método adotado permite que terceiros compreendam como os dados foram coletados e analisados, conferindo maior confiabilidade ao documento final.
A imparcialidade e a independência da equipe investigativa são fatores determinantes para a credibilidade do relatório. Se os responsáveis pela investigação pertencerem à própria empresa, recomenda-se o envolvimento de auditores externos ou consultorias especializadas para mitigar potenciais conflitos de interesse. O comprometimento com a objetividade é fundamental para evitar vieses que possam comprometer a validade das conclusões. Além disso, é imprescindível que o processo respeite o devido contraditório, garantindo que todas as partes envolvidas tenham a oportunidade de apresentar sua versão dos fatos. A ausência desse cuidado pode levar a alegações de parcialidade, comprometendo a confiabilidade do documento e gerando riscos jurídicos para a organização.
Outro aspecto crucial é a análise jurídica e contábil rigorosa, pois a correta interpretação das normas contábeis e da legislação aplicável é indispensável para determinar se há elementos que configurem fraude. A análise deve ser conduzida com base em princípios contábeis geralmente aceitos, normas internacionais de auditoria e regulamentos internos da empresa. Deve-se verificar se houve a utilização indevida de práticas como reconhecimento inadequado de receitas e despesas, manipulação de provisões, ocultação de passivos ou falsificação de documentos contábeis. Um relatório impreciso ou mal embasado pode resultar em conclusões equivocadas, gerando implicações legais desnecessárias ou, ao contrário, falhando em identificar irregularidades relevantes.
Além disso, deve ser demonstrado se todas as contabilizações, tanto normais quanto anormais, foram verificadas em todos os sistemas contábeis utilizados pela empresa, bem como nos sistemas de conciliação de informações e dados. A ausência dessa verificação pode comprometer a confiabilidade da investigação, uma vez que fraudes contábeis frequentemente envolvem a manipulação de registros em diferentes plataformas, exigindo uma análise integrada e abrangente. A revisão detalhada deve incluir conciliações bancárias, lançamentos em diários contábeis, registros fiscais e sistemas auxiliares que possam conter discrepâncias que indiquem possíveis fraudes. Muitas vezes, a inconsistência entre registros internos e externos é um dos principais indícios de irregularidades.
A redação do documento deve ser objetiva e estruturada, distinguindo a descrição factual da análise interpretativa, e evitando inferências subjetivas ou especulativas. As conclusões devem ser fundamentadas em provas documentais e técnicas periciais, garantindo que o parecer final seja sólido e defensável. O relatório deve apresentar as evidências coletadas de forma clara, destacando as informações que embasam as conclusões e assegurando que o raciocínio seja compreensível para diferentes públicos, incluindo gestores, órgãos reguladores e, eventualmente, o sistema judicial. O uso de gráficos, tabelas e resumos pode auxiliar na apresentação dos achados de maneira mais didática e acessível.
Além de determinar se houve ou não fraude, o relatório deve incluir recomendações de medidas corretivas, como o aprimoramento dos controles internos e o reforço da governança corporativa, para evitar a repetição de falhas detectadas. Isso pode envolver a implementação de novos procedimentos de auditoria, maior segregação de funções, fortalecimento da cultura ética dentro da empresa e adoção de tecnologias avançadas para monitoramento contínuo das transações contábeis. Quando elaborado com base nesses princípios, o relatório de investigação interna se torna um instrumento confiável e eficaz para a tomada de decisões, contribuindo para a mitigação de riscos legais e financeiros, reforçando a conformidade regulatória e fortalecendo a integridade da organização.